Consentement éclairé : formulaire et notice d’information pour vos entretiens

Le consentement éclairé est l’accord qu’une personne donne pour participer à votre recherche après avoir reçu une information claire sur ce que sa participation implique. Pour des entretiens de mémoire, il repose sur deux documents : une notice d’information, qui explique la recherche et le sort des données, et un formulaire de consentement, que la personne signe.

Qu’est-ce que le consentement éclairé ?

Trois conditions font un consentement éclairé :

• Libre. La personne peut refuser sans conséquence. Méfiez-vous des relations de dépendance, par exemple si vous interrogez des collègues de stage ou vos propres élèves.
• Éclairé. Elle sait, avant de commencer, ce que vise la recherche, ce qu’on attend d’elle, ce qui est enregistré et qui verra les données.
• Révocable. Elle peut arrêter à tout moment, sans se justifier ; le sort des données déjà recueillies dépend de la base légale.

Le mot « consentement » a deux sens en recherche. Le premier est éthique : la personne accepte de participer. Le second est juridique : dans le RGPD, le consentement est l’une des bases légales qui permettent de traiter des données personnelles. La CNIL insiste sur cette différence : comme base légale, il s’agit du consentement « au sens de la réglementation en matière de protection des données et non de l’accord qui peut être donné par les participants à une recherche ».

Consentement ou mission d’intérêt public : votre établissement décide

Tout traitement de données personnelles repose sur une base légale, choisie avant de commencer et indiquée dans l’information donnée aux personnes. Pour la recherche, la fiche de la CNIL sur les bases légales en retient trois qui lui semblent « particulièrement adaptées » : le consentement des personnes, l’exécution d’une mission d’intérêt public et l’intérêt légitime. Elle précise que l’objectif de « recherche scientifique » ne constitue pas, en soi, une base légale, et que la mission d’intérêt public concerne « en premier lieu » les autorités et les organismes publics.

Pour un mémoire, la base légale relève de votre établissement, pas de vous. Demandez à votre directeur ou directrice de mémoire, ou au délégué à la protection des données (DPO), quel est le responsable du traitement, quelle base s’applique et quels modèles utiliser, puis reprenez ces éléments dans la notice et dans le formulaire.

Le consentement et la mission d’intérêt public n’entraînent pas les mêmes obligations. Si le consentement est la base légale, la CNIL demande dans le formulaire « deux cases distinctes, l’une pour recueillir le consentement RGPD, l’autre pour participer à la recherche ». Une recherche fondée sur un motif d’intérêt public « peut néanmoins nécessiter l’accord des personnes concernées pour participer à la recherche » : la personne signe pour participer, mais la base légale du traitement reste la mission d’intérêt public. Les données sensibles, par exemple sur la santé, les opinions politiques ou l’origine ethnique, obéissent à des conditions supplémentaires : signalez-les dès le début à votre directeur ou directrice.

Rédiger la notice d’information et le formulaire

La notice explique, le formulaire enregistre l’accord ; les deux peuvent tenir dans un seul document. Selon la fiche de la CNIL sur les droits des personnes, l’information se donne au moment du recueil, « en des termes clairs et simples ». Cette fiche propose aussi un exemple de mentions d’information à compléter. Partez du modèle de votre établissement s’il en existe un, et vérifiez ces étapes :

1. 1

   Présentez-vous et présentez la recherche

   Vous, votre formation, votre directeur ou directrice de mémoire et le but du mémoire, en deux phrases.
2. 2

   Décrivez la participation

   La durée, le lieu ou la visio, l’enregistrement, la retranscription et les citations dans le mémoire.
3. 3

   Nommez le responsable du traitement et la base légale

   Tels que l’établissement les a fixés, avec le contact de son délégué à la protection des données.
4. 4

   Dites qui voit les données et où elles vont

   Vous, votre directeur ou directrice, le jury pour les extraits cités. Si un service en ligne traite les enregistrements, nommez-le et signalez tout transfert hors de l’Union européenne.
5. 5

   Indiquez la durée de conservation

   Pour l’enregistrement, les retranscriptions et les formulaires signés, en durée ou par un critère précis.
6. 6

   Expliquez les droits et le retrait

   Accès, rectification, effacement et limitation, opposition ou retrait du consentement selon la base légale, et la possibilité d’adresser une réclamation à la CNIL.
7. 7

   Prévoyez des cases distinctes

   Une case par accord, jamais pré-cochée : participer, être enregistré, être cité, plus une case pour le consentement RGPD si c’est la base légale.

Exemple fictif : un formulaire de consentement

Ce formulaire fictif accompagne l’enquête de Camille sur les étudiants salariés, présentée dans l’article sur l’entretien semi-directif. Les crochets indiquent ce que vous reprenez de la notice et des modèles de votre établissement.

Le formulaire ne promet pas l’anonymat, et ses cases séparées permettent d’accepter l’entretien mais de refuser l’enregistrement ; vous prenez alors des notes. La phrase sur le retrait vient de l’établissement, parce qu’elle dépend de la base légale.

Enregistrer un entretien : une voix identifie la personne

Dans sa définition de la donnée personnelle, la CNIL indique qu’une personne peut être identifiée indirectement, notamment par « la voix ou l’image ». Un enregistrement sans nom reste donc une donnée personnelle. N’enregistrez jamais un entretien de recherche sans que la personne sache ce que vous enregistrez, pourquoi et qui l’écoutera, et sans son accord explicite, par exemple par une case dédiée du formulaire. Rappelez-le au début de l’enregistrement. En France, l’article 226-1 du code pénal réprime en outre le fait d’enregistrer, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel.

Le consentement peut-il être oral ? Pour la CNIL, il « peut être donné à l’oral et enregistré », à condition que le responsable du traitement puisse en démontrer la validité. L’écrit reste plus simple à prouver, et votre établissement peut l’exiger. Si l’accord oral est admis, lisez l’essentiel de la notice au début de l’enregistrement, demandez un accord clair pour chaque point et conservez ce passage.

Beaucoup d’établissements fixent les applications et le matériel autorisés pour des entretiens qui contiennent des données personnelles, et certains n’autorisent ni le dictaphone du téléphone ni les applications tierces. Renseignez-vous avant de rédiger la notice. Si vous utilisez un service en ligne, la notice doit dire où vont les données. Avec Spirelight, la transcription s’effectue sur les serveurs d’AssemblyAI dans l’Union européenne, les fichiers et les transcriptions sont stockés chez Google Firebase aux États-Unis, et les fonctions d’IA, comme le résumé et le chat, passent par OpenAI aux États-Unis. Ces informations doivent figurer dans la notice et, si un comité d’éthique examine votre projet, dans le dossier.

Vérifiez d’abord les règles de votre établissement : une voix permet d’identifier la personne, et Spirelight ne propose pas d’accord de sous-traitance des données. Un tel accord serait conclu par votre établissement, pas par vous. Si votre établissement l’autorise, vous pouvez retranscrire vos entretiens avec Spirelight et remplacer les noms des locuteurs par des pseudonymes avant l’export vers Word.

Spirelight permet aussi d’envoyer un formulaire de consentement numérique avant un appel enregistré : la personne signe dans le navigateur et reçoit une copie par e-mail, avec un lien de retrait ; son nom, son adresse, son e-mail et sa signature sont stockés chez Google Firebase aux États-Unis. Les modèles existent en anglais et en danois uniquement, avec un texte fixe et une seule signature, sans cases distinctes. Ils décrivent les droits comme si le consentement était la base légale, indiquent que la personne est citée de façon anonyme par défaut et ne mentionnent pas les fonctions d’IA. Ne les utilisez qu’avec l’accord de votre établissement, en plus de sa notice en français.

Durée de conservation, pseudonymisation et anonymisation

Le RGPD ne fixe pas de durée unique. La fiche de la CNIL sur les durées de conservation rappelle que la conservation « doit être limitée » et que la durée se détermine avant le traitement et figure dans l’information donnée aux personnes. Pour la recherche, des durées plus longues sont possibles avec des garanties appropriées ; une fois l’objectif atteint, les données doivent être supprimées ou anonymisées. La CNIL cite par exemple une durée de trois ans à compter de la fin de la collecte. Pour un mémoire, suivez les durées de votre établissement et conservez à part les formulaires signés, qui contiennent des noms.

Pseudonymiser et anonymiser ne sont pas synonymes. Pseudonymiser, c’est remplacer les noms par des codes ou des pseudonymes en gardant à part une table de correspondance. D’après la fiche de la CNIL sur l’anonymisation et la pseudonymisation, l’opération est réversible et les données pseudonymisées restent des données personnelles. Anonymiser, c’est rendre « impossible, en pratique, toute réidentification » : l’opération est irréversible, et le RGPD ne s’applique plus aux données qui en résultent. La CNIL ajoute que l’usage, courant en sciences humaines et sociales, d’identités fictives « proches » des personnes réelles constitue un « premier niveau de protection », mais pas une technique de pseudonymisation au sens du RGPD. Tant que vous gardez l’enregistrement ou la table de correspondance, vos retranscriptions ne sont pas anonymes : écrivez « confidentiel » dans la notice, pas « anonyme ».

Comité d’éthique, mineurs et hors de France

Une recherche organisée sur l’être humain en vue du développement des connaissances biologiques ou médicales relève de la loi Jardé et ne peut commencer sans l’avis favorable d’un comité de protection des personnes (CPP). D’autres projets peuvent passer devant le comité d’éthique de la recherche (CER) de l’établissement : au CER de l’Université Paris-Saclay, par exemple, la saisine « ne saurait avoir de caractère systématique ou obligatoire », le dossier est déposé par un titulaire d’une unité de l’université deux mois avant la séance, et il n’est pas évalué si l’étude a déjà commencé. Voyez tôt avec votre directeur ou directrice si votre mémoire doit passer devant un CPP ou un CER.

Si vous interrogez des mineurs et que le consentement est la base légale, la CNIL précise que le consentement du mineur seul, « même après 15 ans », n’est pas valable pour un traitement à des fins de recherche scientifique, sauf pour les services de la société de l’information. Il faut celui des titulaires de l’autorité parentale, qui associent le mineur « en fonction de son âge et de sa maturité ». Quelle que soit la base légale, l’enregistrement d’un mineur exige le consentement des titulaires de l’autorité parentale (article 226-1 du code pénal). Dans tous les cas, expliquez la recherche à l’enfant avec des mots simples, et arrêtez s’il ne veut pas.

En Belgique, l’autorité de contrôle est l’Autorité de protection des données (APD), et vous suivez les règles et les modèles de votre université ou haute école. Au Luxembourg, c’est la Commission nationale pour la protection des données (CNPD). En Suisse, le RGPD ne s’applique que dans certains cas : selon l’établissement, c’est la loi fédérale sur la protection des données (LPD), par exemple à l’EPFL, ou une loi cantonale, comme la LIPAD à l’Université de Genève.

Retrait du consentement : ce qui reste possible

Une personne peut toujours cesser de participer, même au milieu d’un entretien. Ce que deviennent les données déjà recueillies dépend de la base légale :

• Consentement. La personne peut retirer son consentement à tout moment, par un moyen aussi simple que celui utilisé pour le donner. Ce qui a été fait avant le retrait reste licite, mais vous ne pouvez plus traiter ses données ensuite.
• Mission d’intérêt public ou intérêt légitime. Le retrait du consentement au sens du RGPD n’existe pas ; la personne dispose d’un droit d’opposition, que la CNIL permet d’écarter dans certains cas pour la recherche.
• Exceptions pour la recherche. Les droits d’effacement, de rectification et de limitation peuvent être écartés au cas par cas s’ils risquent de rendre impossible ou d’entraver sérieusement la recherche. C’est à l’établissement d’en juger, pas à vous, et la personne doit en être informée à l’avance.
• Données anonymisées ou publiées. Le RGPD ne s’applique plus aux données réellement anonymes, et l’on ne peut plus en retirer la part d’une personne. Une citation dans un mémoire déposé ou soutenu ne se retire pas non plus.

Ne promettez donc pas une suppression « à tout moment » si ce n’est pas vrai : reprenez la formulation de votre établissement, adaptée à la base légale. Identifiez chaque participant par un code, comme E3, dans vos retranscriptions et vos citations, pour retrouver ses données tant qu’il est encore possible de les retirer.