GDPR i opgaven: regler for interviews og persondata

Opdateret 9. oktober 2026 · 11 min. læsning · Af Spire Light

Optager du interviews til en opgave, et bachelorprojekt eller et speciale, behandler du personoplysninger, og så gælder databeskyttelsesreglerne. Her får du reglerne samlet: hvem der er ansvarlig, hvad du skal have på plads før det første interview, hvor du må opbevare optagelserne, og hvornår de skal slettes. Til sidst er der links til de regler, de enkelte studiesteder selv har offentliggjort.

Guiden er ikke juridisk rådgivning, og reglerne varierer mellem studiesteder og fakulteter. Brug den som overblik, og tjek altid dit eget studiesteds vejledning.

Gælder GDPR for din opgave?

Ja, når du optager og transskriberer interviews med personer, der kan identificeres. Ifølge Datatilsynet er en stemme også en personoplysning, så selve lydfilen er omfattet, selv om du aldrig skriver navnet ned. Undtagelsen for rent private aktiviteter gælder ikke, når materialet skal bruges i en opgave, du afleverer til bedømmelse.

Reglerne gælder ikke for oplysninger, der er gjort anonyme, så ingen kan identificeres, heller ikke i kombination med andre oplysninger. Datatilsynet understreger, at anonymiseringen skal være uigenkaldelig. Et transskript, hvor navne er skiftet ud med pseudonymer, indeholder derfor som udgangspunkt stadig personoplysninger. Læs mere i guiden til anonymisering af interviews.

Gælder GDPR også for spørgeskemaer?

Ja, hvis besvarelserne kan føres tilbage til en person. Aarhus Universitet nævner spørgeskemaer direkte som et eksempel på, at du selv indsamler personoplysninger. Navne og e-mailadresser er personoplysninger. Det kan IP-adresser også være, og det samme gælder en kombination af baggrundsspørgsmål, fx alder, uddannelse og arbejdsplads i en lille gruppe.

• Brug det spørgeskemaværktøj, dit studiested stiller til rådighed.
• Slå indsamling af navn, e-mail og IP-adresse fra, hvis du ikke har brug for dem.
• Spørg kun om de baggrundsoplysninger, din analyse faktisk bruger.
• Er besvarelserne reelt anonyme, gælder GDPR ikke for dem, men vær ærlig om, hvorvidt de er det.

Hvem er dataansvarlig?

Den dataansvarlige er den, der bestemmer, hvorfor og hvordan oplysningerne behandles. Aarhus Universitet, SDU, ITU og VIA skriver alle, at studerende som udgangspunkt selv er dataansvarlige, når de indsamler personoplysninger til en opgave. Det betyder, at det er dit ansvar at overholde reglerne, og at deltagerne skal kunne kontakte dig.

Der er dog undtagelser:

• Når behandlingen er et krav i faget: SDU skriver, at universitetet selv er dataansvarlig, hvis brugen af billeder eller lyd er en forudsætning for at bestå faget. Datatilsynet nåede i 2019 frem til, at Københavns Universitet var dataansvarlig, da medicinstuderende optog konsultationer i et obligatorisk praktikforløb.
• Når du bruger en forskers data: arbejder du med data fra et forskningsprojekt, er det typisk forskeren eller universitetet, der er ansvarlig, og som regel skal der laves en aftale om videregivelse, medmindre data er anonyme.
• Når I er en gruppe: Aarhus Universitet beder grupper om at lave en aftale om fælles dataansvar.
• Efter aflevering: en samtykkeskabelon fra Aalborg Universitet skriver fx, at ansvaret overgår til universitetet, når projektrapporten er afleveret i Digital Eksamen.

Før du indsamler: lav en plan

Flere studiesteder beder dig beskrive behandlingen, før du går i gang. På Aarhus Universitet skal du lave en fortegnelse over behandlingsaktiviteter, som du selv gemmer. SDU beder dig lave en plan, der blandt andet indeholder din vejleders navn, hvor data opbevares, og hvornår oplysningerne slettes. Nogle institutter har skrappere krav, fx at projektet skal anmeldes til universitetets fortegnelse, før du går i gang, og at universitetet så er dataansvarlig.

Planen behøver ikke være lang. Den skal svare på:

• Hvad er formålet, og hvilke oplysninger har du brug for?
• Hvem deltager, og hvordan får de information og giver samtykke?
• Indeholder interviewene følsomme oplysninger?
• Hvor ligger optagelser, transskriptioner og en eventuel nøgle?
• Hvilke værktøjer bruger du til optagelse og transskribering?
• Hvem har adgang, og hvornår sletter du det hele?

Samtykke og information til deltagerne

Studiestedernes vejledninger bygger på samtykke, når du behandler oplysninger fra interviews. Aarhus Universitet kræver et skriftligt samtykke, før du indsamler noget, og at deltageren får en kopi. SDU anbefaler skriftligt samtykke, men skriver, at et mundtligt samtykke er lige så gyldigt. Det mundtlige skal du stadig kunne dokumentere, fx ved at optage det i starten af interviewet.

Deltagerne skal vide, hvem du er, og hvordan de kontakter dig. De skal også vide, hvad formålet er, hvem der får adgang, at de kan trække samtykket tilbage, og at de kan klage til Datatilsynet. Efter GDPR artikel 13 skal de også have at vide, at behandlingen sker på grundlag af deres samtykke, hvor længe data gemmes, og hvilke rettigheder de har: indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning og dataportabilitet. Se en skabelon og et eksempel i guiden til samtykkeerklæring til interview.

Følsomme oplysninger og CPR-numre

Følsomme oplysninger er oplysninger om helbred, race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, seksuelle forhold og seksuel orientering samt genetiske data og biometriske data, der bruges til at identificere en person entydigt. Mange interviews kommer ind på dem, fx når en deltager fortæller om stress, sygdom eller tro.

• Skriv det tydeligt i samtykkeerklæringen, hvis interviewet kan komme ind på følsomme emner, så samtykket også dækker dem.
• Opbevar materialet ekstra sikkert. Aarhus Universitet tillader ikke, at fortrolige og følsomme data ligger på privat udstyr.
• Spørg ikke efter CPR-numre. Du har næsten aldrig brug for dem i et interviewprojekt.

Hvor må du opbevare optagelser og transskriptioner?

Svaret er næsten det samme overalt: brug den løsning, dit studiested stiller til rådighed. For de fleste er det OneDrive med studielogin.

Nogle studiesteder har skærpede krav. Aarhus Universitet skriver fx, at personhenførbare oplysninger på OneDrive skal være pseudonymiserede eller anonymiserede, og SDU beder dig kun sende personoplysninger fra en SDU-mail til en anden SDU-mail.

Transskribering og AI-værktøjer

Når du uploader en optagelse til et transskriberingsværktøj, behandler værktøjet personoplysninger på dine vegne. Universiteterne er forsigtige her: flere skriver, at du kun må bruge de værktøjer, de har godkendt eller har en databehandleraftale med, og SDU's bibliotek skriver direkte, at transskriberingsfunktionen i Word ikke overholder GDPR. Tjek dit studiesteds liste, før du uploader. Læs mere i guiden om AI-transskribering og GDPR.

Hvornår skal du slette?

Personoplysninger må kun gemmes, så længe du har brug for dem. Aarhus Universitet og SDU skriver begge, at du skal slette dem, når opgaven er bedømt, og klagefristen er udløbet. Ved universiteterne er klagefristen to uger efter, at du har fået bedømmelsen. Nogle skabeloner bruger andre frister, fx et år efter projektets afslutning, så følg den frist, du har lovet deltagerne.

1. 1

   Skriv fristen i samtykkeerklæringen

   Så ved deltagerne, hvornår deres oplysninger bliver slettet, og du har en dato at arbejde efter.
2. 2

   Slet lydfiler og videoer

   Slet dem alle steder: OneDrive, telefon, diktafon og de værktøjer, du har brugt til transskribering.
3. 3

   Slet nøglen

   Listen, der kobler pseudonymer til rigtige navne, skal også slettes.
4. 4

   Tjek mails og downloads

   Kig i sendte mails, overførselsmapper og papirkurve, hvor der kan ligge kopier.

Hvis en deltager trækker samtykket tilbage

Deltagerne kan trække deres samtykke tilbage når som helst og uden at give en grund. Så skal du stoppe med at bruge deres oplysninger og slette dem. Se de konkrete trin i guiden til samtykkeerklæring til interview.

Må du optage uden at sige det?

Efter straffeloven må du gerne optage en samtale, du selv deltager i, mens det er forbudt at optage andres samtaler i hemmelighed. Men straffeloven siger ikke noget om, hvorvidt optagelsen må bruges i en opgave. Det afgøres af databeskyttelsesreglerne og forskningsetikken, og studiestederne kræver, at du indhenter samtykke, før du optager. Optag derfor aldrig et forskningsinterview i smug.

Interviews med børn og unge

Om et barn selv kan give samtykke, afhænger af barnets modenhed, og Datatilsynet bruger 15 år som det normale udgangspunkt. Under 15 år skal du have forældrenes samtykke. Læs mere i guiden til samtykkeerklæring til interview.

Patienter, borgere og praktiksteder

Interviewer du patienter, borgere eller brugere, fx i et klinisk forløb eller en praktik, gælder der ofte ekstra regler fra både uddannelsen og stedet. Sygeplejerskeuddannelsen på VIA kræver fx, at:

• du skriftligt beder lederen eller den ansvarshavende sundhedsperson om tilladelse til dataindsamlingen
• patienten giver skriftligt, informeret samtykke, også hvis du kun interviewer de pårørende om en konkret patient
• patienter, der ikke kan overskue konsekvenserne af at deltage, ikke inddrages
• du er særligt forsigtig, hvis informanten er afhængig af dig eller afdelingen
• kun anonymiserede interviewudskrifter indgår i bilagene

Andre professionshøjskoler har lignende retningslinjer. Find din uddannelses aktuelle version, og tal med din kliniske vejleder, før du kontakter nogen.

Hvad siger dit studiested?

Her er de offentlige vejledninger, vi har fundet. Mange studiesteder har mere detaljerede regler bag login, fx KU på KUnet og RUC på intranettet. Find dit eget studiesteds side, før du går i gang.

GDPR-tjekliste til dit interviewprojekt

• Jeg ved, om jeg selv eller studiestedet er dataansvarlig.
• Jeg har lavet den plan eller fortegnelse, mit studiested kræver.
• Deltagerne har fået skriftlig information og givet samtykke, før jeg optog.
• Samtykket dækker de følsomme emner, interviewet kan komme ind på.
• Optagelserne ligger på studiestedets OneDrive eller en anden godkendt lagerplads og ikke på telefonen.
• Jeg bruger kun transskriberingsværktøjer, mit studiested tillader.
• Transskriptionerne er pseudonymiseret, og nøglen ligger for sig.
• Jeg har en slettedato og ved, hvor alle kopier ligger.

Skriv kort i metodeafsnittet, hvordan du har håndteret samtykke, opbevaring og sletning. Se et eksempel i guiden til etiske overvejelser.

Kilder og opdatering

Gennemgået 9. oktober 2026 ud fra de offentlige vejledninger fra Datatilsynet, Aarhus Universitet, SDU, ITU, RUC, Aalborg Universitet og VIA. Se også Datatilsynets side om optagelser og Aarhus Universitets Biblioteks side om god datapraksis. Reglerne ændrer sig, så tjek altid dit eget studiesteds aktuelle vejledning.